Métaphore

Dans une journée normale, je reçois des dizaines et des dizaines de mails : des gens, des listes, des lettres d'information, des alertes, des notices, des logs, des publicités, bref, une horreur (et quand je dis des publicités, je ne parle que des légitimes, j'exclus tout ce qui est spam.)

Imaginez que je gère plusieurs domaines, plusieurs adresses et que je passe régulièrement plusieurs jours d'affilée en n'ayant qu'un accès limité à mon courrier et vous aurez une image net de ce à quoi peut ressembler ma tête à l'ouverture du logiciel de mail le lundi matin : un monstre rempli jusqu'à ras-bord où les messages s'accumulent au fur et à mesure que j'essaie de les nettoyer.

Enfin, ça, c'était avant.

Depuis, je suis tombé sur Inbox Zero, une série d'articles de Merlin Mann qui décrit une méthode pour garder une boite de réception vide. En fouillant un peu, je me suis rendu compte que ça s'adaptait plutôt bien à mon cas, ce qui n'est pas mal quand on sait que je suis un archiviste compulsif.

Bien entendu, ceux qui lisent l'anglais et sont capables d'un effort ponctuel si ça leur facilite la vie après^[1] peuvent aller lire le dossier complet. Plus modestement, je pose juste le décor et j'explique comment j'ai adapté ça pour moi.

le décor

J'ai un certain nombre d'adresses. Si vous me fréquentez un peu, vous n'en connaissez normalement qu'une ; C'est que tout arrive dans ma boite principale : Sauf cas exceptionnel, je n'envoie de message que de celle là (et de trois autres, qui me servent professionnellement.) J'ai donc tout un montage qui centralise mon courrier sur un seul compte.

Ce seul compte part sur un serveur, que je gère, avec un accès pop régulièrement relevé à des fins de sauvegarde, et dans un compte gmail classique. Tout cela était beaucoup plus compliqué mais a été simplifié à mesure que je suis passé de Thunderbird à GMail comme client principal.

définir un classement

Je veux que ma boite de réception soit vide, mais pas mon compte, au contraire : j'archive tout. Il me fallait donc préparer les étagères pour que tout y ait une place. Comme j'aime l'ordre, j'ai opté pour une arborescence à deux niveaux^[2]. L'erreur aurait été d'être trop spécifique, j'ai donc des cases assez larges pour recevoir des tas de choses, qu'on en juge : mon premier niveau ne contient que cinq répertoires :

• listes, qui contient listes de discussion et lettres d'info.
• perso, qui contient les messages de vrais gens.
• system, pour les logs, les alertes, etc.
• misc, pour le reste.
• z, sur lequel je reviendrai.

Je n'ai pas encore eu besoin de plus. Je garde cette simplicité au niveau suivant, par exemple, dans listes, je n'ai que trois sous répertoires : deux pour des listes à très fort débit qui phagocyterait le répertoire commun et un pour les lettres d'information et autre messages n'attendant jamais de réponse. Les autres listes sont tout simplement rangées dans le répertoire listes directement. Dans le répertoire misc, le plus gros, je n'ai que quatre sous répertoires.

Ça a été le plus gros du boulot, mais en réalité je suis dessus depuis des années et j'ai affiné au fur et à mesure. Parce qu'un bon classement, pour ré-employer une formule qu'on entend un peu partout dans les séminaires et les méthodes, c'est un processus, pas un produit. Ça veut dire que ça n'est jamais terminé, ça doit s'adapter.

automatiser

Ce n'est pas la peine de définir un classement si on doit repasser sur des dizaines de mails et les lire avant de savoir où on va les mettre, autant qu'ils aillent tout de suite dans la bonne case : c'est le moment de créer des filtres. Quand on crée un filtre dans GMail, on a un paquet de cases pour sélectionner suivant le sujet, l'expéditeur, le contenu, etc. Problème : Si on utilise deux cases, elles sont liées par un ET logique. Pour pouvoir filtrer les messages qui viennent de machin OU qui contiennent truc, je n'utilise que le champ Contenant les mots dans lequel je vais rentrer une recherche avancée.

Exemple : Pour sélectionner tous les message système à l'exception de ceux qui ont trait à certains projets spécifiques, je filtre sur la condition suivante :

from:(logcheck|root@|wiki@|svn@|@monitoring|mailreport|trac@) -{to:(list.projet.net|list.project.org)}

Encore une fois, il n'est pas nécessaire d'en faire trop : J'ai des filtres assez énormes pour choper en une seule fois toutes ces listes d'infos qui m'envoient plusieurs messages par semaine, voire par jour. Par contre, je ne m'emmerde pas avec celles qui ne m'envoient qu'un message ou deux par mois, je les range à la main. Il sera toujours temps plus tard de modifier les filtres si je m'aperçois qu'un type de message se retrouve un peu trop souvent dans la boite de réception.

Tous mes filtres archivent les messages dans des répertoires dans les lire. Ainsi, un message non lu est un message non encore traité. Seuls restent non archivés (donc dans la boite de réception) les messages "non habituels", ainsi que les messages persos, pour les avoir directement devant les yeux en ouvrant le client de courrier.

limiter les ouvertures de la boite.

Une fois les filtres correctement écrits, je n'ai plus qu'une très faible proportion de messages qui arrivent directement dans la boite de réception. Il n'est donc plus nécessaire de la laisser ouverte en permanence : Je ne vais plus vérifier mon courrier qu'une fois tous les quarts d'heures, vingt minutes ou demies heures, c'est largement suffisant.

Quand j'ouvre la boite à cette fréquence là, je regarde s'il y traîne des messages. Si j'ai bien fait l'étape précédente, c'est rare, je peux donc quand j'en vois les traiter directement, pas question de les laisser trainer, ça doit pouvoir se faire en moins de cinq minutes. Pour ça, plusieurs possibilité :

• Le classement immédiat sans lecture. Pour tout ce qui a une case évidente.
• La réponse immédiate. Pour tout ce qui se peut répondre en une ligne ou deux. Pas la peine d'empiler.
• Le classement intermédiaire. Ça sera plus long ? On met de côté dans un répertoire spécifique. J'y reviens.
• La suppression immédiate. On ne lira pas, on ne répondra pas ? Poubelle, direct (ou archivage).

procéder par roulements.

J'ai dit juste au dessus : se prendre deux ou trois minutes une fois de temps en temps pour aller gérer le tout venant. Quand on a dix minutes devant soit, aller faire un tour dans les différents répertoires, lire les messages d'infos, voir si on n'a pa quelque chose à répondre sur telle ou telle liste et y appliquer la même méthode qu'au dessus : répondre immédiatement à ce qui prend vingt secondes. Noter le reste comme étant à répondre.

Quand on a un peu plus de temps, et je ne fais ça qu'une fois ou deux par jour, aller regarder la liste des messages qui attendent une réponse et en faire le maximum d'un coup.

Je reprends ici tel quel un extrait du dossier Zero Inbox :

1. vérification des nouveaux mails + survol et préclassement + réponses ultra rapides : deux minutes toutes les vingt minutes.
2. Réponses non critiques : dix minutes ou cinq mails toutes les heures et demie.
3. Gestion de la pile : deux minutes chaque heure plus un quart d'heure à la fin de la journée.
4. Affinage du processus, des filtres, etc. : Un quart d'heure une paire de fois par semaine.
5. Réponses, vidage de la pile et autres : Par ci, par là dans la journée, suivant les disponibilités. Jamais plus de cinq à huit minutes d'affilée.

Le reste du temps : Le logiciel de courrier est fermé !

Pour ma part, je ne l'ouvre que si j'ai une notification de nouveau courrier, et j'ai réglé mon programme de notification pour qu'il n'aille jeter un coup d'œil qu'une fois toutes les quarts d'heure.

organiser la procrastination.

Le répertoire z dont je parlais plus haut me sert justement à ça. Dedans, j'ai les répertoires suivants :

• À répondre.
• À faire.
• Référence.
• Un jour.

Je mets dans À répondre les messages dont la réponse me demandera plus de vingt secondes. Dans À faire, ce qui me demandera une action en dehors du courrier. Référence contient des messages que je peux avoir besoin de consulter pour me rafraichir la mémoire sur telle ou telle info. Un jour, c'est le summun de la procrastination : c'est le seul endroit où je me permets de faire traîner des messages pendant des mois. Mais bon, pour l'instant, il en contient un (une histoire de plugin pour Dotclear non terminé dont je pourrais avoir besoin un jour.)

C'est sur cette gestion là que la méthode des étiquettes de GMail est plus pratique que celle d'une simple arborescence, puisque les messages ne pourraient pas être dans deux répertoires à la fois mais peuvent avoir l'étiquette listes/dotclear en même temps que l'étiquette z/à répondre.

avoir les bons favoris.

La version actuelle de GMail permet de rentrer une recherche dans ses favoris. J'en ai trois : is:unread, qui me permet de retrouver très vite les messages non lus, ce qui chez moi veut dire non traités. Même un message que je ne lis pas sera noté comme lu. Les deux autres correspondent aux labels À répondre et À faire et me permettent de traiter plus vite ces tâches là.

avoir les bons outils.

Par encore arrivés dans GMail en français^[3], les GMail Labs proposent certains réglages intéressants. Je me sers surtout des Quick Links qui me permettent d'avoir les favoris dont je parlais juste au dessus directement dans l'appli, donc sans avoir à tout recharger.

LE script GreaseMonkey dont je ne pourrais plus me passer, ce sont les GMail Macros, qui me permettent de lâcher cette saloperie de souris et de me déplacer dans GMail entièrement au clavier.

le résultat.

J'ai encore le réflexe de vouloir regarder si j'ai du courrier toutes les trente secondes. Mais j'ai tellement bien réglé mes filtres qu'il n'y en a plus guère qu'une petite dizaine par jour qui arrive directement dans la boite de réception. Ça m'évite d'être découragé en l'ouvrant par des tas de messages dont je ne sais pas ce que je dois faire. J'ai actuellement 47000 messages dans mon compte GMail, mais pas un seul dans la boite de réception. Ce n'est pas parce que c'est plus propre, c'est juste tellement plus facile moins chronophage à gérer.

ah, et puis...

L'agrégateur : une fois par heure.